При внедрении системы менеджмента качества на предприятие, в организацию, компании сталкиваются с необходимостью ведения документированных процедур. Для каждой СМК установлен отдельный перечень документов, который должен присутствовать для ее нормального и правильного функционирования. При этом все они опираются на общие нормы и принципы, сформированные по отношению к универсальной ИСО 9001. Такая документация определяет процедуры формирования, непосредственного функционирования и, при необходимости, совершенствования системы в процессе ее применения.
Сотрудники центра помогут разобраться в документации, необходимой для вашей организации. При необходимости мы окажем содействие и во внедрении системы с нуля с последующим проведении ее сертификации.
Перечень требований, которые принимают во внимание при документировании процедур
К необходимости внедрения СМК предприниматели приходят для достижения разных целей. Это выполнение законодательных норм, получение конкурентного преимущества, участие в тендерах, оптимизация производственных процессов или работы персонала, сокращение брака, снижение расходов.
При составлении документации используют принцип составления плана действий, регистрации всех событий, которые непосредственно связаны с работой системы, внесение информации по корректировкам и их результатам.
В первую очередь внедренных документов должно быть достаточно для того, чтобы охватить все аспекты работы системы. При этом при оформлении большого количества документов они могут дублировать друг друга или пересекаться. Это, в свою очередь, может мешать работе систем. Если при ведении документированных процедур опираться на нормы, сформированные стандартом, проводить их анализ и пересмотр, можно сформировать оптимальный перечень тех документов, которые действительно необходимы компании.
Перечень общих требований к оформляемой документации включает:
- системность;
- функциональность (полезность для предприятия);
- возможность проведения идентификации;
- простоту в заполнении, поиске необходимых сведений.
Степень документирования и получаемые преимущества
Степень документирования процедур, которая будет применяться в компании, зависит от:
- величины компании и ее организационной структуры;
- вида деятельности компании;
- того, насколько компетентен персонал;
- сложности процессов, параметров и формы их связи и взаимодействия.
Разработка документации СМК дает возможность:
- описать систему;
- обеспечить наличие необходимых сведений для каждого подразделения компании;
- получить каждому сотруднику информацию в отношении его обязательств по обеспечению нормальной работы ИСО;
- определить порядок выполнения необходимых действий в рамках функционирования системы;
- иметь документальные доказательства того, что на предприятии функционирует система менеджмента. При их отсутствии это практически невозможно осуществить;
- сформировать базу, на основании которой будет подготавливаться персонал для приема на работу и осуществляться переподготовка уже работающих сотрудников;
- получить основу, с учетом которой будет проводиться процедуры по улучшению;
- повысить доверие потребителей, партнеров и контрагентов за счет получения подтверждения функционирования СМК;
- получить основу для аудита и оформления сертификата.
Что необходимо разрабатывать
В перечень оформляемых документов входят:
- цели и политика в сфере качества;
- руководство по качеству;
- процедуры, которые будут документироваться;
- инструкции и формы;
- планы по качеству;
- техусловия;
- документы, относимые к внешним.
Обратите внимание! Документация не всегда оформляется на бумажном носителе. Она может быть представлена и храниться в электронной форме. При этом рекомендуется даже при оформлении на бумажных носителях (по возможности) вести процедуры и на электронных. Это обеспечит:
- получение возможности доступа персонала, имеющего соответствующие полномочия, к актуализированной информации;
- легкость в управлении и внесении в нее новой информации;
- распространение в организации за сокращенный промежуток времени;
- доступ подразделений предприятия, которые территориально удалены;
- легкость в аннулировании того, что устарело или потеряло свою актуальность.
Компания при внедрении СМК может самостоятельно определять число оформляемых документов, которых будет достаточно для того, чтобы управлять и постоянно улучшать ИСО и ее процессы.
Документирование может охватывать всю организацию или только ее отдельную часть.
Структура и формат документации должны быть представлены в виде текста, схем, карт, таблиц или их различной комбинации. Также при необходимости могут включаться ссылки на рабочие инструкции, которые определяют порядок осуществления работ и их последовательность.
